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 CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern

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tight_kbz
cassoulet de Toulouse
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MessageSujet: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   Jeu 19 Avr - 20:37

Compte-rendu d'organisation de la légale West-Unit-Nevropatch-Mabool sur la commune de Pern (46) le 7 Avril 2007


Ce compte-rendu décrit toutes les étapes de notre organisation ainsi que tous les dispositifs qu'il nous a fallu mettre en place. Cependant les impératifs à l'organisation d'une légale peuvent varier selon les préfectures. Ainsi nous conseillons de prévoir le maximum à l'avance pour toujours avoir une réponse à donner, mais efforcez-vous aussi de jauger les exigences de vos interlocuteurs avant d'aborder tel ou tel point, autant éviter de leur donner du grain à moudre. Un exemple, la présence d'un médecin n'est pas forcément imposée, mais dans le doute il vaut mieux avoir un contact un mois à l'avance et attendre qu'il soit demandé pour jouer cette carte que de le chercher le jour même et le payer cher (c'était notre cas).
Pour résumer, nous pensons qu'il vaut mieux une première déclaration incomplète deux mois à l'avance afin de savoir exactement ce qui va vous être imposé et redéclarer une semaine après avec tous les éléments, car sachez que si votre préfecture est aussi tatillonne que celle du Lot, chaque point de votre déclaration devra être justifié et prouvé par écrit.

Nous nous sommes réunis à trois associations pour construire notre projet et avons rédigé une première déclaration avec un terrain qui avait été proposé à l'une d'entre elles par la préfecture l'année précédente. Notre premier dossier était relativement évasif et précisait que ce terrain n'était qu'une idée et que nous attendions en retour une autre proposition si il n'était pas viable.
Envoi du premier dossier le samedi 24 février, accusé réception le mardi 27, et premier rendez-vous avec la préfecture fixé le jeudi 15 mars.
Nous sommes contactés par les RG pour une rencontre avec eux, ils veulent savoir quelles sont nos intentions exactes et nos dispositifs d'organisation.
De notre côté, nous prenons les devants pour contacter le maire de la commune du fameux terrain. Nous apprenons alors qu'il ne serait définitivement pas possible d'utiliser ce site, que le maire n'avait pas du tout été informé du projet, et que la préfecture était tout à fait consciente que cette proposition était une voie de garage. On arrive donc au rendez-vous du 15 mars avec la ferme intention d'obtenir une autre piste, de leur faire comprendre que notre organisation tient compte de la date, sur laquelle nous voulons rester le plus ferme possible, et on leur montre que nous ne sommes pas en attente passive vis-à-vis d'eux: nous avons quelques idées de lieux, photos à l'appui, et leur demandons de faire le nécessaire pour avoir soit un site à nous soumettre, soit l'identité des propriétaires des terrains que nous proposons.
Le lendemain, vendredi 16 mars, nous aurons en même temps la réponse par écrit de la préfecture pour notre premier dossier: refus pour ce site, et leur proposition pour un terrain de la DDE situé sur la commune de Pern.

On modifie donc la déclaration avec ces nouveaux éléments, celle-ci doit être plus précise maintenant qu'on situe le lieu, et on peut désormais faire un plan des aménagements à l'aide d'une photo aérienne.
Ce nouveau dossier est donné à la préfecture en main propre le mardi 20 mars, et nous avons les retours directs sur ce qui leur convient et ce qu'il manque. C'est là que commencent les choses sérieuses et qu'ils nous démontrent leurs exigences. En gros, ils considèrent la déclaration comme absolument incomplète, ils nous demandent de justifier et de prouver chaque point par un document « officiel », ça va du devis pour la croix-rouge à la lettre signée de la présidente de l'association de prévention, en passant par les homologations des structures d'accueil du public.
On arrive à s'organiser pour réunir le maximum de pièces, et entretemps obtenons un énorme avantage en bonus: le propriétaire de l'usine voisine accepte de nous fournir le raccordement gratuit à l'eau potable, ainsi que de mettre à notre disposition son parking et une entrée distincte faisant le lien entre son terrain et « le notre », permettant un balisage plus simple et efficace de l'accès des secours. Merci encore à lui.
Nous nous renseignons aussi auprès de la DDASS sur les toilettes sèches, refusées d'office par la préfecture qui ne jure que par le chimique. En fait la mise en place de toilettes sèches est tout à fait possible, à condition que celles-ci soient présentées de manière correcte. A la base on pensait naivement à une tranchée et des cloisons en bambous, à oublier tout de suite, il doit s'agir de cabines fermées, le dégagement d'odeurs doir être évité, et, point le plus important, les déchets doivent être évacués vers un point de compostage. Si vous avez un pote qui jardine dans le coin c'est l'idéal. On a du passer par de la location (plusieurs assos proposent leurs services) faute de temps, mais l'idéal aurait été de s'y prendre au moins trois semaines à l'avance et de les construire.
Si vous voulez vous renseigner là-dessus, pour la location comme pour la fabrication, allez voir le site www.toiletteacompost.org qui donne pas mal de documentation, d'exemples et de ressources, ainsi que les contacts du réseau nationale pour la location.
A savoir aussi que ce point n'a pas de raisons d'être précisé sur la déclaration, nous avons simplement noté: « Les organisateurs mettront en place des toilettes conformément aux exigences des services de la DDASS. »
Durant cette semaine, nous avons aussi rencontré le maire de Pern, qui n'avait bien sûr même pas été prévenu par la préfecture, et réussi à lui faire comprendre nos intentions, à obtenir son aval et son accord pour l'autorisation de débit de boissons provisoire (ce pour quoi on nous disait depuis le début « oui oui, nous verrons ça en temps voulu »)

A ce moment précis, je pense que la préfecture a compris à quel point on était obstiné et que de nous mettre des bâtons dans les roues ne faisait que gonfler notre motivation. Concrètement, le mardi ils nous demandent d'apporter quelques précisons et nous revenons le vendredi avec plus de détails qu'il ne le faut, notre déclaration est trois fois plus longue qu'à l'origine et notre plan est de plus en plus précis. Le dossier est alors accepté le vendredi 23 mars pour être étudié avec la préfète, et on nous explique que tout devrait rouler, et qu'un rendez-vous sur site sera pris la semaine suivante avec commission de sécurité.

Mercredi 28 mars, n'ayant toujours pas de nouvelles, nous décidons d'appeler et apprenons une nouvelle assassine: dossier refusé pour raisons de sécurité, dont nous aurons les détails par courrier. Apparemment la commission de sécurité s'est tenue sans nous.
Je vous laisse imaginer le désarroi pour tout le monde, on commence déjà à penser à un plan B et à réfléchir à tous les coups de fil qu'il va falloir passer pour annuler.
Mais il reste un espoir. On se démerde pour apprendre les vrais raisons du refus et celles-ci semblent ne pas tenir la route: proximité avec la D820, deux fois deux voies limitée à 110km/h.
Nous avions proposé des aménagements et solutions pour ce problème et savons qu'ils sont possibles.
On nous conseille de nous adresser au collectif des sons pour connaître les éventuels recours, et nous obtenons le numéro de téléphone du médiateur du ministère à la DLPAJ.
INFORMATION TRES IMPORTANTE: Lors d'une organisation, si la préfecture refuse votre dossier pour des raisons de configuration du site, d'autant plus quand celui-ci vous a été proposé, elle se doit de prendre les mesures nécessaires pour aménager le terrain ou ses accès en fonction des exigences de sécurité, ou bien vous proposer un autre site. Le recours au médiateur peut s'avérer très efficace si votre dossier tient la route!!!
Le médiateur a du se montrer très persuasif car nous nous obtenons un rendez-vous avec la directrice du cabinet le vendredi 30 mars, et on nous explique que si aucun autre terrain ne peut être trouvé (ce qui sera le cas), les possibilités d'aménagements seront étudiés avec la gendarmerie. Le matin-même nous rencontrons également le médiateur de la préfecture qui est à fond avec nous, y'a du soutien ça fait plaisir. On commence à sentir que la roue tourne, une fois de plus.
Nous recevons entretemps la fameuse lettre et rédigeons en retour notre réponse, proposant pour chaque point une solution qui nous paraît viable.

Le lundi 2 avril nous avons confirmation orale que l'autorisation nous sera donnée et que les dispositions seront prises pour régler les problèmes d'accès!!!! Mais on est pas encore tiré d'affaires car la préfecture joue sa dernière carte en nous imposant la présence sur site d'un médecin durant toute la durée de la manifestation. Nous ne trouvons évidemment pas le fameux toubib et n'avons à leur proposer que la référence du médecin de garde de la commune, qui accepte d'être contacté à n'importe quel moment et de rappliquer en 5 minutes (il habite à 3km du site).
On décide de faire un peu impasse sur ce point et on se concentre sur notre organisation, le début des préparatifs se fait dès le jeudi 5 avril sur le terrain.
Le vendredi 6, commission de sécurité à 15h, 25 personnes pour démonter nos dispositifs, on nous annonce que nous n'aurons pas les barrières demandées pour baliser le parking.
UNE PARENTHESE A CE SUJET QUI ME PARAIT PRIMORDIALE: Lors de vos négociations, jouez le même jeu que la préfecture. Ils demandent des justificatifs par écrit pour chaque point, faites en autant. Avec le recul, nous pensons que la meilleure démarche est de demander un papier comprenant d'une part toutes leurs exigences absolument indispensables, d'autre part tous les éléments qu'ils sont disposés à fournir et leur engagement vis-à-vis de ça.
On a fait l'erreur de se contenter de la parole, pour le médecin on nous a expliqué que ça avait été abordé dès le début, ce dont personne ne se souvient, pour les barrières on nous a toujours sous-entendu que ça ne poserait pas de problèmes, jusqu'au jour même, où on nous dit que ça n'a jamais été promis. Ne tombez pas dans ce panneau.

Après le passage de la commission de sécurité, on a donc à régler quelques points mais tout reste faisable, il faut dire qu'on a eu la chance d'avoir la présence de gens qualifiés venus nous aider bénévolement sur des points très importants tels que l'electricité ou les structures des lumières. Encore merci à eux.

Je signale au passage que c'est seulement le vendredi à minuit que nous verrons l'autorisation écrite, reçue le matin même par les trois présidents d'association.
Celle-ci comporte bien un point qui va nous contraindre jusqu'au dernier moment: présence obligatoire d'un médecin. Ils le veulent vraiment leur toubib.

C'est donc le samedi 7 dans l'après-midi par téléphone que nous aurons enfin réglé ce « détail » avec la directrice de cabinet, on nous trouve un médecin par le SAMU, à notre charge, pour la bagatelle de 1000€. Cet imprévu couvre entièrement la marge de notre budget, réservée à une tuile de dernière minute. C'est donc la seule qu'on pourra se permettre. Heureusement nous pourrons par la suite discuter avec lui et lui expliquer la démarche non-commerciale de notre soirée, le principe de bénévolat et de donation libre, et faire baisser le tarif à 500€. Sans ça nous ne serions pas rentré dans nos frais.
Ce n'est donc que le samedi à 17h que nous avons confirmation que la soirée aura lieu avec l'aval de la préfecture. Sans ce fameux médecin la teuf aurait pu être rendue illégale avec les conséquences que cela implique.
Dernières mises au point dans notre orga et c'est parti pour l'essentiel de tout ce bordel: LA FETE!!!

En conclusion on pense que tout ça aurait pu être plus simple, mais on a beaucoup appris sur cette organisation, et on ne regrette absolument pas ces efforts car cette soirée nous semble avoir été une réelle réussite. Beaucoup de doutes pendant un mois et demi, pour les nerfs c'est épuisant, jusqu'au dernier moment on n'aura jamais eu la certitude que c'était bon.

Je joint à ce compte-rendu notre dossier complet comprenant la déclaration et certaines des pièces jointes, la plupart ne servant qu'à se faire une idée de comment présenter la chose.
On espère que ce compte-rendu va pouvoir servir à d'autres, et on reste à la disposition de quiconque aurait des questions à nous poser à ce mail: nevropatch@yahoo.fr

A vous de jouer....

archive avec la déclaration et les pièces jointes
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tight_kbz
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MessageSujet: Re: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   Jeu 19 Avr - 20:38

hésitez pas à faire tourner ce compte-rendu partout où ça vous semble utile...
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eric
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MessageSujet: Re: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   Jeu 19 Avr - 20:52

tight, t'as moyen de mettre le dossier de déclaration final avec?
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tight_kbz
cassoulet de Toulouse
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MessageSujet: Re: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   Jeu 19 Avr - 20:55

Bein oui, il y est eric, il est en lien à la suite du compte-rendu!! Very Happy
tu veux que j'en fasse un copier-coller dans le topic?
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eric
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MessageSujet: Re: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   Jeu 19 Avr - 21:02

tight_kbz a écrit:
Bein oui, il y est eric, il est en lien à la suite du compte-rendu!! Very Happy
tu veux que j'en fasse un copier-coller dans le topic?

je suis naze, autant pour moi
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MessageSujet: Re: CR d'orga: légale West Unit/Knobz/Mabool du 7 avril à Pern   

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